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Nachrichtenagenturen stellen Inhalte für alle Medien her und werden auch von allen Medien genutzt. Neben Tageszeitungen, Internetportalen, Fernsehen und Rundfunkanstalten nutzen auch sehr viele Verbände und politische Akteure sowie Wirtschaftsunternehmen Nachrichtenagenturen zur Informationsbeschaffung.

Agenturen sind so genannte Gatekeeper. Sie entscheiden darüber, welche Nachrichten relevant sind, um bearbeitet und weitergeleitet zu werden, welche Ereignisse mitteilenswert sind und welche nicht oder zu welchen Ereignissen es nötig ist, Korrespondenten oder Reporter zu schicken. Sie treffen eine Vorauswahl. Redakteure schreiben die Nachrichten; oft werden auch freie Journalisten gegen Honorar beauftragt.

Die Agenturen unterliegen einem Zielkonflikt: Einerseits sollen ihre Meldungen aus journalistischer Ethik so objektiv, vollständig und repräsentativ wie möglich sein. Sie gelten daher als verlässlich und gut recherchiert. Wenn eine wichtige Nachrichtenagentur dennoch eine fehlerhafte Meldung sendet, wird diese oft von den Redaktionen ungeprüft übernommen. Fehler werden daher schnellstmöglich korrigiert und weitergeleitet. Andererseits müssen die Agenturen die verschiedensten Kunden, die ihrerseits oft eine tendenziöse Berichterstattung betreiben, zufrieden stellen.

Die Meldungen werden nach Ressorts sortiert, die verschiedenen Ressorts tragen bei den Nachrichtenagenturen verschiedene Kürzel, so steht beispielsweise pl für Politik und wi für Wirtschaft. Des Weiteren wird jede Meldung mit thematischen Stichworten kategorisiert und ist somit auf den ersten Blick für die Redaktionen inhaltlich einzuordnen.

Die Nachricht einer Agentur ist gespickt mit Abkürzungen. Dahinter verbergen sich Informationen zum Zeitpunkt des Versands, zur Länge, zur Priorität, zum Ressort und weitere. Der erste Satz einer Agenturmeldung wird als Lead bezeichnet. Er soll so gestaltet sein, dass er zum Weiterlesen anregt, den Inhalt des Artikels kurz in maximal 30 Wörtern und präzise wiedergeben und im Perfekt gehalten sein. Eine Nachricht sollte grundsätzlich nicht mehr als 700 Zeichen umfassen, eine Reportage zwischen 4000 und 5000 Zeichen. Üblicherweise werden zunächst radioaffine Zehn-Zeilen-Meldungen umgehend herausgeschickt und innerhalb der nächsten Stunden um ausführlichere Zusammenfassungen ergänzt.